Содержание
В современном мире каждый человек должен иметь азы знаний по иностранному языку. Это не только расширяет общий кругозор, но и дает новые возможности для ведения бизнеса. Чтобы грамотно общаться с деловыми партнерами из разных стран, необходимо понимать, какие виды официальных документов есть в английском, и какие особенности их оформления нужно учитывать.
Разновидности официальных документов
Бизнес письмо на английском предназначено для общения и поддержания связи с деловыми партнерами. В зависимости от назначения, они делятся на виды:
1. Это официальное письмо, предназначенное для поздравления делового партнера со знаковым событием, например, продвижением по карьерной лестнице, с выигрышем в тендере, и т.д.
2. Отправляется, чтобы поблагодарить партнера за долгосрочное и плодотворное сотрудничество, и т.д.
3. Оформляется с целью предложить сотрудничество компаниям, которые рассматриваются в качестве потенциальных партнеров.
4. Вид делового письма, который предназначен для согласия на поступившее предложение.
5. Имеет разный характер и стиль оформления в зависимости от содержания. Может использоваться для предложения услуг компании или себя в качестве сотрудника на предложенную вакансию.
6. Оформляется в адрес компании, юридического лица, услуги или товары которых не соответствуют заявленным, или имеют плохое качество.
7. Отправляется для получения информации о продукции, деятельности и услугах фирмы.
8. Официальное уведомление партнера об отказе от сотрудничества.
Основные аспекты составления
Деловой стиль обращения имеет общие критерии и нормы в разных странах мира. При составлении письма и на русском и на английском нужно
придерживаться следующих правил:
1. Текст пишется кратко и по существу.
2. Грамотность, отсутствие ошибок.
3. Вежливость, соблюдение субординации.
Если потребуется составить ответ на обращение, нужно обратить внимание на стиль составления обращения. Ответ должен быть составлен в аналогичном стиле.
Деловой стиль обращения
При ведении деловой переписки недопустимо применение сленга, свободного стиля общения, слов, выражающих слишком яркие эмоции. Деловое письмо на английском должно быть составлено с уважением к адресату в деловом стиле. При составлении таких обращений часто прибегают к модальным глагольным формам. Они являются признаком делового стиля.
Письмо нужно составлять простым и доступным языком, избегать слишком длинных и сложных предложений.
Структура делового обращения в английском
В английском есть нормы, которые соблюдаются при оформлении делового обращения. Если письмо составляется от имени организации, оно пишется на фирменном бланке с наличием логотипа и реквизитов.
Координаты
Письмо начинается с адреса отправителя, который пишется справа вверху.
Дата
Строгих требований нет. Может ставиться над или под адресом.
Чтобы не произошло недоразумений, лучше написать число прописью. Если обращение секретное, или адресовано определенному лицу, дата ставится над адресом.
Обращение
Если составитель письма владеет информацией об имени и фамилии, а также занимаемой должности, нужно использовать эту информацию в обращении.
Если составитель обращается от себя лично, он использует местоимение «я — I», если от лица всей компании – «мы — We». Перед тем, как отправить составленное письмо, нужно проверить его на наличие орфографических ошибок, а также убедиться в правильности написания личных данных адресата.
Суть письма
Составленный текст должен быть коротким, емким, и понятным к восприятию. В первой части текста сразу указывается тип обращения — поздравление, жалоба, предложение, и т.д. Начинается текст с общей фразы.
Вторая часть коротко и ясно раскрывает суть делового обращения подробно. Завершающая часть – это указание ожидаемых результатов. Это может быть предположение об удачном сотрудничестве, встрече, получение дополнительных сведений, и т.д.
Заключение
В заключение стоит поблагодарить адресата и выразить надежду на скорый ответ.
Нужные высказывания для составления письма
Примеры деловых писем на английском языке указывают на то, что это не обычная беседа. Есть ряд высказываний, которые нужно использовать при составлении письма.
Образцы обращений в деловом стиле с переводом
Каждый вид делового письма имеет особенности составления и перевода.
Поздравления
Запрос
Приглашение
Жалоба
